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オンランセミナーの運用で気をつけること

オンラインセミナーをより有意義に活用して、マーケティングを実施するために、お役に立てるような注意すべき事項をリストアップしました。

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3月に入り、セミナーや展示会などが立て続けに中止となり、マーケティング企画者にとって、どのように対応していくかが大きな話題になっています。

その中で、もっとも大きな解決策として注目を浴びているのが、オンラインセミナー(ウェビナー) です。その動きを支援しようと、ツールを提供している企業から、無償での利用を許可したり、オンラインセミナーの実施方法を紹介する文書や動画も多く公開されています。特に、文教向けには、さまざまな取り組みが実施されています。

主なツールには、次のような製品サービスがあります。

また、海外では、以下のツールも利用している企業が多いです。

これらのツールを利用すれば、オンラインセミナーを運用できます。

こちらにも、どうやったら運営できますか?という問い合わせが入っていますが、多くはツールの選定についての質問です。

(追記: 誤解されていることが多いのが、Web会議ツールと、ウェビナーツールがごっちゃになっていることが多いです。例えば、Teamsのウェビナーツールは、Office 365 E3/E5などの契約が必要です。ぼくが運営に関わったツールで言えば、on24やWebexは多機能です。さらに、Marketing Automationと連携しているかどうかをという視点でもツールの選定を行うと、運営は楽になります。)

しかし、通常のセミナーや展示会と違う特有の作業が発生することは、あまり取り上げられていません。オンラインセミナーをより有意義に活用して、マーケティングを実施するために、お役に立てるような注意すべき事項をリストアップしました。これらの事項で完璧に実施できるというわけではありませんが、いままでのオンラインセミナーを実施、参加してきた経験から、みなさまにその情報を共有させていただきます。

申込み

  • 個人情報保護の規定を含めた上での申込みサイトを作成しましょう。特に共催イベントの場合、参加者の個人情報を共催企業間で共有することもあります。事前に、その旨を記載しておいたりすることも重要です。

準備

  • 最低一回以上は、実際の練習をすることがおすすめです。よくある間違いとしては、オンラインセミナーを行う場合、自分のPCを利用することが多く、社外秘のような機密情報が映り込んでしまうことです。特にメール着信などの通知については、注意が必要です。
  • 複数名の登壇者がいるときは、だれがスピーカーを切り替えるかを詰めておく必要があります。

本番

  • ライブ配信と録画配信を決定する。当日、PC上で講演者がリアルタイムで講演する場合と、事前に講演を録画しておいて、配信サイトにアップロードしておき、その動画配信する方法があります。どちらを利用するかは、状況を考えて決定してください。オンラインセミナーが初めての場合は、録画での配信はおすすめです。やり直しがきくためです。
  • 講演者がリアルタイムで講演する場合は、講演場所(オフィスでけでなく、自宅から講演することもありますね。特に昨今の状況下だと講演者も自宅で講演することもゼロではありません)のネットワーク速度に影響されることが多いため、注意が必要です。回線によって、音が途切れたりすることもあります。多くは、ツールの問題ではなく、ネットワークの問題です。
  • 話し始めると気がつくことは、1人で話すとさみしいと言うことです。そのため、講演者の前に、同じ部屋にダミーでいいのでうなずくといった受講者役をいれておくと話しやすいです。講演者は何も反応がない状態で、スクリーンに話すばかりではつらいです。

ライトアップ

  • PCのカメラを利用して講演を行う場合で、講演者を小さいながらうつす場合でも、カメラの性能から、十分な明るさがとれないことがよくあります。つまり、講演者が暗く見える状況で、明るい感じを出すことができません。そのため、講演者の動画も同時に利用する場合は、ライトアップすることも検討にいれてください。大きな照明は必要ありません。LEDの低コストの講演者の肩から上くらいを軽くライトをあてられるようにするといいと思います。

質問対応

  • セミナーの途中や終了間際に質問を受け付ける場合、大人数が参加しているオンラインセミナーだけなく、中小規模のセミナーでも、講演者と受講者が利用しているチャットスペースがQ/A対応で一杯なり、収集がつかなくなることがあります。その場合は、質問を整理する人を配置した方がよいことが多いです。質問に答えてもらえない場合は、受講者の満足度が上がりません。そのためも質問対応は非常に重要です。
  • また、質問を受け付けを行い、回答は後日メールなどで行うということも、時間上の制約がある場合にはよく利用されます。

終了

  • 終了時あるいは終了後に、Webで参加者向けにアンケートを実施できるようになっている方が、すぐにフィードバックを得られるため良いと思います。セミナー終了後、あらためてメールでアンケートを取る方法は、経験的に回答率が下がります。
  • 当日利用した資料と引き換えにアンケートを実施するなど、回答率を上げるための工夫をしましょう。

以上、いままでの経験から、オンラインセミナーの準備から運営まで、注意したらよいと思われる事項を紹介しました。

今後も、オンラインセミナーを実施して、マーケティング活動を行うことも増えると思われます。少しでもみなさんの参考になればうれしいです。